Elk jaar in februari, vindt in de Pieterskerk in Leiden het grootste scratchevenement plaats van Europa. Op 4 of 5 dagen worden klassieke en musicalwerken gezongen door een gelegenheidskoor van 800 mensen. Een unieke kans om als amateurzanger deze prachtige muziek met elkaar te zingen, begeleid door een professioneel orkest van 75 mensen, een dirigent én professionele solisten.

Bij een dergelijk groot evenement met zo’n goede naam en lange traditie, hoort ook goede communicatie en betere managementinformatie over het belangrijkste proces: het inschrijfproces. In 2012 was de website al aangepakt met daarin een koppeling naar de database van alle deelnemers uit de vorige 24 jaar. En deze professionalisering moest in 2013 een vervolg krijgen. En dat hebben we gedaan.

Stap 1: meten is weten, dus Google Analytics is direct geïnstalleerd.

Op 1 oktober is de inschrijving voor de editie voor 2014 gestart. Dit contactmoment met de hele achterban was het ideale moment voor de presentatie van het nieuwe logo én de inzet van nieuwsbrieven. Tot voor kort werden alle deelnemers nog per post op de hoogte gesteld van de opening van de inschrijving. Met de nieuwsbrieven besparen we niet alleen heel veel (porti)kosten, maar het is natuurlijk ook veel sneller én beter te meten wat het effect is. En het werkt! Na twee weken hebben we al meer dan 2800 inschrijvers!

En hoe leuk was om te zien dat we na het versturen van de nieuwsbrief, direct 80 mensen online hadden, toen de pagina om aan te melden werd opengezet?

Kortom, de Scratch Muziekdagen hebben een hele grote stap gezet en voor Mijss was deze opdracht in het hart van mijn passie: communicatie en pr voor een muziekevenement verzorgen. En nu verder met optimaliseren van de website en Social Media, ik heb er zin in!